Porque é que a sua empresa precisa de um gestor de projeto

Quando a nossa firma começou a crescer, aprendemos desde cedo que a nossa equipa precisava de um gestor de projeto. Atualmente, temos quatro gestores de projeto a tempo inteiro, e a nossa equipa não poderia funcionar tão eficientemente sem eles. Desde cedo, não pensávamos nem sabíamos que precisávamos de um gestor de projeto. A gestão do projeto e da relação parecia ser uma parte natural e esperada de um parceiro, gestor ou diretor financeiro virtual. Só quando começámos a acelerar o nosso crescimento é que descobrimos que um contabilista, ou qualquer pessoa diretamente envolvida no trabalho, não era provavelmente a pessoa certa para manter as coisas no bom caminho.

A ideia de empregar um gestor de projeto foi inspirada pelos clientes com quem trabalhamos. Temos um nicho profundo de trabalho com agências criativas. A maioria das agências criativas trabalha em equipas maiores baseadas em projetos que requerem um gestor de projeto não técnico para manter o projeto no bom caminho e a comunicação com o cliente ativa, e garantir que o projeto se mantém no orçamento. Demorou algum tempo e algumas aproximações com novos clientes antes que pudéssemos ver a necessidade paralela. Muitas firmas de contabilidade têm pessoal de apoio administrativo ou pessoal de compromisso com o cliente para fazer a faturamento e algumas tarefas administrativas triviais para os clientes, mas eu nunca tinha visto um verdadeiro gestor de projeto dentro de uma firma de contabilidade.

Uma oportunidade apresentou-se quando um cliente atual estava a reduzir a sua equipa, incluindo um cargo de gestor de projeto, que por acaso era uma pessoa com quem eu trabalhava muito de perto. Esta pessoa era muito inteligente e hiper-organizada e tinha grandes capacidades de gestão de projetos. Este era o perfil exato que eu teria imaginado para o papel. A grande preocupação óbvia era se ela compreendia ou não a contabilidade. A resposta, é claro, não era de todo! Isto foi o que a tornou perfeita para o papel.

A nossa experiência em trazer contabilistas para ajudar no embarque é que eles seriam sugados para o trabalho e perderiam de vista o panorama geral. Apesar de ser inteligente e organizada, não precisava que ela soubesse como fazer o trabalho; precisava apenas de compreender as peças necessárias e como juntá-las para cumprir os resultados. Eu estava confiante de que ela conseguia fazer isso.

Agora a parte mais difícil. Primeiro, precisava de convencer a minha parceira de que este papel não técnico era não só importante como essencial para o nosso crescimento. Felizmente para mim, a minha parceira está relaxada e a pensar no futuro, pelo que esta provou ser uma tarefa simples. A seguir, precisava de falar com o meu cliente para ver se eles estavam de acordo comigo a contratar o seu antigo empregado. Mais uma vez, isto também foi mais fácil do que eu imaginava, porque eles estavam a separar-se em boas condições, e queriam ver a sua terra ser boa para alguém. Tinham também a capacidade de explorar os seus conhecimentos institucionais, se necessário, porque ela estava na nossa equipa. Finalmente, precisava de convencer um não-contável a vir a uma empresa de contabilidade pública. Surpreendentemente, isso também não foi um grande obstáculo. Tínhamos uma grande relação e ela podia ver o valor que atribuímos aos membros da nossa equipa, pelo que estava à altura do novo desafio.

Assim, para uma empresa, pode estar a perguntar-se o que faz um gestor de projetos. Pode até pensar que um PM é um luxo que a sua firma não pode pagar. Se estiver a ler isto e pensar que a sua firma não precisa - ou não pode pagar - uma PM, continue a ler.

Traços a procurar

É importante notar as características a procurar quando se contrata um gestor de projeto. Descobrimos que ter um não técnico/não contabilista é a pessoa ideal para o trabalho, alguém que esteja realmente concentrado na gestão e organização de projetos pode afastar-se das coisas de contabilidade e ver a bordo através de uma lente diferente. Já tivemos contabilistas nesta função antes, e nunca foi um bom ajuste. O seu gestor de projeto precisa de capacidades de comunicação de alto nível, mas mesmo que encontre um contabilista com capacidades de comunicação de alto nível, a sua perícia pode na realidade causar confusão de faixa: Se um cliente tem uma questão técnica, quer que o diretor financeiro virtual responda, e não o gestor de projeto.

Uma vez que os nossos gestores de projeto não têm formação técnica em contabilidade, eles compreendem que nem todos falamos a mesma língua ou ouvimos a mesma coisa. Isso significa que passam mais tempo a assegurar que os nossos clientes e contabilistas estão na mesma página, evitando qualquer confusão no final da linha.

Um dos nossos gestores de projeto é um "nerd do processo" autoproclamado. De facto, existe também uma certificação profissional onde os indivíduos podem tornar-se profissionais de gestão de projetos (PMP) através do Project Management Institute. Independentemente da certificação, procure alguém com vista a processos e procedimentos que saiba trabalhar com diferentes tipos de intervenientes. Além disso, alguém com um forte sentido de curiosidade servirá bem esta posição, porque nada vai ficar na mesma. Cada novo cliente vai trazer algo que é um pouco diferente ou que tem uma personalidade um pouco diferente ou expectativas diferentes.

O seu gestor de projeto tem de ter esse conhecimento e estrutura para ser capaz de identificar quando algo está fora do caminho. E quando algo sai dos trilhos, precisam de ser flexíveis e adaptáveis para trabalhar através dele.

O que é que um gestor de projeto faz?

Agora que tem as características necessárias para o seu gestor de projeto, vamos falar sobre o que eles fazem e porque é que a sua empresa precisa de um, ou dois. Se a sua empresa for como a nossa na Cimeira, está sempre a mudar. Com processos, procedimentos e tecnologias em constante evolução, quer assegurar-se de que alguém está no lugar em cada projeto. Desde as chamadas de vendas até ao arrepio do alcance, o gestor do projeto usa muitos chapéus.

Processo de vendas: Os nossos gestores de projeto assistem a vídeos para saber que tipos de conversas são comuns durante as chamadas de vendas. Isto ajuda a estabelecer a base da relação com o cliente, que quer ser sólido antes do processo de bordo.

Por vezes, pode haver desconexões entre a chamada de venda e a entrega final. Durante o processo de venda, o gestor do projeto ajuda a educar o potencial cliente sobre o que esperar. Isto assegura um processo suave.

Embarque a bordo: Os nossos gestores de projeto estão fortemente envolvidos com novos clientes. Eles começam a relação liderando a partir da frente, dizendo aos clientes o que esperar e ouvindo-os. Embora 80% da chamada inicial seja o VCFO e o cliente a conhecerem-se mutuamente, o nosso gestor de projeto também está lá, ouvindo (como o não-contável na sala) coisas que são importantes para o cliente e que podem não estar relacionadas com as finanças - construindo os alicerces para essa relação de consultoria. Esta é a sua oportunidade de começar a investigar algumas das coisas que o cliente está à procura

Certifique-se de que o seu gestor de projeto conhece o processo de bordo por dentro e por fora (os nossos PMs ajudaram a conceber o nosso). Se conhecerem a estrutura do processo, será fácil para eles executá-lo com um cliente; além disso, se um processo precisar de ser atualizado ou se tornar obsoleto, podem facilmente retrabalhar o processo de que este sirva melhor os clientes.

Para além do novo cliente, os nossos gestores de projeto ajudam os nossos clientes com novas tecnologias, software e ferramentas. Na Cimeira, estamos constantemente à procura de ferramentas que nos tornem melhores e mais eficientes. Isto significa muitas vezes mudar e acrescentar à nossa pilha de tecnologia. Quando temos clientes que não têm conhecimentos tecnológicos, o nosso gestor de projeto entra e supervisiona a transição para os ajudar a aclimatar-se. E porque o gestor de projeto a bordo deles, eles estão familiarizados com eles e confiam neles.

Ligação com o cliente: O embarque acabou, e a seguir? Neste momento, o gestor de projeto construiu uma relação com o cliente, pelo que é uma transição natural tê-los a promover essa relação. Este papel de ligação pode ser o mais importante.

Na Cimeira, damos prioridade ao feedback do cliente e prosseguimo-lo ativamente. Os nossos clientes estão a interagir regularmente com a sua equipa, pelo que esperamos que recebam feedback ao longo do caminho, mas descobrimos que um ponto de contacto externo adicional vai muito longe. Dito isto, também não queremos perder tempo ou agitar questões onde não existe nenhum. Por conseguinte, utilizamos uma ferramenta de inquérito mensal para verificar com os nossos clientes para pedir uma simples classificação, e uma seção de comentários, caso se sintam tão inclinados. A fadiga dos inquéritos é real, pelo que a mantemos leve intencionalmente. Dito isto, o feedback não significa nada se não estiver a monitorizar e a comunicar com a equipa e a reagir em tempo real.

Os nossos gestores de projeto monitorizam o feedback, comunicam bons e maus comentários à equipa, e contactam o cliente se não tivermos notícias deles dentro de algum tempo. Se recebermos um feedback negativo, o gestor de projeto responde imediatamente e agende uma chamada para diagnosticar o problema com o cliente. Isto é fundamental. Antes de termos um gestor de projeto, podem ter passado dias ou possivelmente semanas antes de alguém ter tido tempo de avaliar o que se passava internamente e de contactar o cliente. Agora isso acontece imediatamente, o que mostra aos nossos clientes o nosso empenho em servi-los bem.

Uma vez que o gestor de projeto se tenha reunido com o cliente para diagnosticar o problema, comunicam-no à equipa de serviço ao cliente, que trabalha numa solução. A gestão da resolução era também lenta ou incompleta antes de ter a equipa gestora do projeto. Agora, é muito mais racionalizada.

Monitor de rastejamento do escopo: Se for capaz de faturar a cada hora que trabalha e manter a sua relação com o cliente, bom para si. Para a maioria de nós, a rasteira do âmbito (AKA realização) é uma questão comum no espaço de serviço profissional.

Os nossos gestores de projeto compreendem o trabalho que realizamos. Eles supervisionam o início do compromisso e ajudam a monitorizar a relação ao longo do caminho, o que também os torna um lugar seguro para a equipa. A nossa equipa sabe que pode chegar à equipa PM se necessitar de ajuda para trabalhar num problema ou num projeto com o cliente, para garantir que nos mantemos dentro do âmbito do nosso compromisso.

A sua empresa pode pagar a um gestor de projeto?

Penso que a grande questão é: a vossa empresa pode dar-se ao luxo de não ter um gestor de projeto? Para além dos processos e tarefas internas, um gestor de projeto supervisiona tantas tarefas e, mais importante ainda, assegura a sua execução. Eles veem um projeto do princípio ao fim e responsabilizam os outros pela execução das coisas. Assim, enquanto pensa que pode estar a passar sem um gestor de projeto, pergunte-se a si próprio: Quem, se alguém, tem uma mão em projetos internos? Quem supervisiona que os projetos estão a ser concluídos em tempo útil? Quem garante que não se está a verificar um arrepio de alcance em nenhuma das nossas contas?

Se não consegue nomear uma pessoa (talvez duas), ou se pensa que os seus CFOs e contabilistas estão a usar esse chapéu, então pode ter a certeza de que a sua empresa não está a funcionar com a eficiência que poderia. Porque se toda a gente é proprietária de um projeto, então ninguém é dono dele.

Adam Hale

Co-Fundador, Grupo CPA da Cimeira